MITGLIEDER-BEREICH

BERUF

Registrars sind verantwortlich für eine fachgerechte, wirtschaftliche und technisch optimale Ausarbeitung und Umsetzung von Maßnahmen und Abläufen/ Vorgängen, die sich auf Betreuung und Pflege der hochwertigen Sammlungen von Kulturinstitutionen beziehen.

Die vielfältigen Aufgaben bedingen eine enge Kooperation mit anderen Abteilungen der jeweiligen Institution wie Kurator*innen, Restaurierung, Sammlungsverwaltung, Technik, Buchhaltung, Sicherheit, Verwaltung, Presse und Marketing. Registrars sind im Hinblick auf Ausstellungen die Schnittstellen zwischen allen diesen Abteilungen. Sie garantieren den vollumfänglichen Informationsfluss und koordinieren Termine mit internen und externen Partnern. Registrars korrespondieren und verhandeln mit Leihgeber*innen Speditionen auf nationaler und internationaler Ebene sowie mit Versicherungen.

Tätigkeiten im Einzelnen

Je nach Institution und Arbeitsbereich können Aufgaben und Zuständigkeiten variieren.
Das vollständige Tätigkeitsbild umfasst:

Leihverkehr (ein- und ausgehend)

verantwortliche Führung der gesamten Korrespondenz für eingehende und ausgehende Leihgaben
eigenständige Verhandlungsführung, Prüfung, Kontrolle sowie Verhandeln der Konditionen von Leihnahmen und Erstellung der Leihverträge bis zur Unterschriftsreife
Festlegung der Konditionen zur Ausleihe eigener Leihgaben an Dritte
Mitwirkung bei der für die Entscheidung von Ausleihen nötigen konservatorischen Prüfung
Mitwirkung bei der Entscheidung zu den Präsentationsbedingungen der Leihgaben
Verhandlungen über finanzielle Konditionen sowohl bei Leihnahmen wie Ausleihen
Verhandlungen/ Festlegungen über die Verpackungs- und Transportbedingungen inklusive notwendiger Kurierbegleitung
eigenverantwortliche Erledigung einer Vielzahl von organisatorischen Aufgaben im Falle von Tourneen und Kooperationen, oft auch mit mehreren Leihnehmer*innen in zeitlicher Abfolge – wie Verlängerung der Leihverträge, Klärung der Verpackungs- und Transportfragen, Beachtung der finanziellen Budgetvorgaben etc.

Versicherung, Staats- und Landeshaftung

eigenverantwortliche Verhandlungen, Entscheidung und Beauftragung des notwendigen Versicherungsschutzes; alternativ die Prüfung möglicher Staats- bzw. Landeshaftungen, dabei verantwortlicher Abgleich der Haftungsbestimmunen und Konditionen
Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung von Versicherungswerten
Abwicklung von Schadensfällen

Facilities Report

Prüfung von externen Facilities Reports leihnehmender Institutionen bei Leihanfragen
Erstellung und Aktualisierung des Facilities Reports der eigenen Institution

Budget – Kostenkalkulationen, Erstellung und Kontrolle

Ermittlung sämtlicher Kosten im Zusammenhang mit Leihgaben, z.B. von Verpackungen, Transporten, Versicherungen und von notwendigen Restaurierungen zur Sicherstellung der Ausleihbarkeit einer Leihgabe
fachliche Begleitung der Ausschreibungs- und Vergabeverfahren im Falle von Leihnahmen und der damit verbunden Versicherungs- und Transportkosten sowie sonstiger Kosten
Einholung und Auswertung von Kostenvoranschlägen, darauf basierend die Erstellung von Budgets für alle von Registrars verantworteten Bereiche
Kalkulation der Kosten im Zusammenhang mit Umbauten von Ausstellungsräumen und Ausstellungsarchitekturen durch Aufbauteams und deren freie Mitarbeiter*innen sowie für freie Restauratoren*innen und Kurier*innen und externe Handwerker*innen z.B. bei Installationen
Erteilung von Aufträgen bzw. Vergabe an Speditionen und freie Mitarbeiter*innen sowie Kontrolle der Auftragserfüllung
Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle

Terminkoordination

Koordination der Termine und der erforderlichen Arbeiten bei ausgehenden und eingehenden Leihgaben
projektbezogenes Personalmanagement freier Mitarbeiter*innen
Erstellen von Ablaufplänen für den Auf- und Abbau von Ausstellungen
Überwachung und Koordination sämtlicher Abläufe der Auf- und Abbauten

Sicherheit und Bewachung

Koordination der Sicherheit und der Zugangskontrolle während der Umbauten sowie bei eingehenden und ausgehenden Kunsttransporten in Absprache mit der Fachabteilung bzw. externen Sicherheits- oder Wachfirmen
Überwachung besonderer Anforderungen an die Sicherheit einzelner Leihgaben, oft in Zusammenarbeit mit den Museumstechniker*innen, zur Umsetzung der Vorgaben aus Leihverträgen – wie unterschiedlicher Alarm- und Sicherungssysteme und Videoüberwachungen
Kontrolle der Bewachung innerhalb der laufenden Ausstellungen: Position oder Aufgaben der Aufsichten hinsichtlich der Ausstellung und mitunter einzelner Kunstwerke, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen
Ausarbeitung von Workflows und Handlungsanweisungen im Falle von Beschädigungen von Leihgaben in Abstimmung mit den Bestimmungen der geschlossenen Leihverträge

Sammlungs- und Objektmanagement, Pflege der Sammlungen

Führung der Registratur der sammlungsrelevanten Dokumente und Unterlagen zur rechtsrelevanten Dokumentation der Provenienzgeschichte der Sammlungsobjekte
Inventarisierung der Sammlungsobjekte nach museologischen und wissenschaftlichen Gesichtspunkten, fotografische Dokumentation, ergänzende Inventarisierung über die reine Formalinventarisierung hinaus
Erarbeitung von Schreibanweisungen zur Erfassung von Leihgaben, Berichten und Formularen inklusive Zustandsprotokollen für Restaurator*innen
Organisation von Passepartouierungen / Rahmungen; Beschaffung von konservatorischen Hilfsmitteln, Verpackungen etc.
Planung und Kontrolle der fachgerechten Einlagerung der Sammlungsobjekte unter Beachtung konservatorischer Vorgaben, inklusive Standortvergabe und Monitoring der aktuellen Museumsstandards für die Sammlungsobjekte zusammen mit Restaurator*innen
Erarbeitung und eigenverantwortliche Umsetzung von Depotkonzepten zur Sicherstellung der langfristigen Einlagerung der Sammlungsobjekte einer Institution unter Berücksichtigung aktueller lagertechnischer, klimatechnischer und konservatorischer Entwicklungen
eigenverantwortliche Planung, Durchführung und Kontrolle von Umbauten und Umzügen von Sammlungen interner und externer Partner; Koordination und Sicherstellung der Kommunikation mit allen Beteiligten – Kurator*innen, Restaurator*innen, Technik, Sicherheit und Bewachung sowie Speditionen, Zollbehörden, Leihgebern und deren Kurier*innen
eigenverantwortliche Abwicklung für Ankäufe, Schenkungen und Nachlässe einschließlich der Verhandlungsführung und inklusive der Erstellung und Formulierung von Kaufverträgen bis zur Unterschriftsreife
Recherche für Forschungsanfragen in den Sammlungsbeständen im Rahmen der Bearbeitung von Anfragen nationaler und internationaler Institutionen sowie für Privatpersonen
Recherche und Bearbeitung nationaler und internationaler Fotoanfragen zu Objekten aus den Sammlungsbeständen sowie für Privatpersonen, inklusive Klärung des Copyrights bzw. Festlegung der Copyrightbestimmungen von eigenen Sammlungsobjekten

EDV und Datenbanken

Einrichtung und Betreuung der Sammlungs-/ Objektdatenbank mit den wichtigsten Angaben zu den inventarisierten Objekten und Leihgaben (Künstler*in, Titel, Datierung, Inv.-Nr., Technik, Material, Maße, Leihgeber*in etc.)
Erarbeitung und Weiterentwicklung von Regelwerken für die Erfassung objektspezifischer Daten zur Sicherstellung der Recherchierbarkeit von erfassten Sammlungsobjekten sowie Leihgaben
Kontrolle und gegebenenfalls Korrektur der erfassten Daten
Erfassung von Leihgaben und allen objektrelevanten Informationen zu Leihgaben; Pflege und Aktualisierung der internen Datenbank mit sämtlichen Informationen zur Sicherstellung des internen Informationsflusses im Zusammenhang mit der sachgebietsübergreifenden Bearbeitung von Leihgaben und den damit verbundenen Leihverträgen und -vorgängen
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Datenbanksystemen als Fachanwender

Qualifikation und Verantwortung

abgeschlossenes Hochschuldstudium der Kunstgeschichte oder Geschichte oder Fachhochschulstudium Museologie; sinnvoll ist ein ergänzendes betriebswirtschaftliches oder juristisches Begleitstudium
breit gefächerte Kenntnisse in den Fachbereichen (Finanzen/ Recht/ Versicherung/ Logistik/ Restaurierung/ Kunst und Geschichte/ interkulturelle Kompetenz)
ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit zur Zusammenführung der oft sehr unterschiedlichen Bereiche der Museumsorganisation
Kompetenz zur Planung von hochkomplexen Arbeitsabläufen im Rahmen von Ausstellungsauf- und Abbauten, Optimierung von Arbeitsabläufen oft größerer Arbeitsgruppen (z.B. Ausstellungsdesigner und Architekten/ Wissenschaftler/ Universitätsseminare/ Firmen für die technische Umsetzung/ Rechtsabteilungen)
Entwicklung von Strategien und Workflows zur langfristigen Bestandserhaltung der Sammlungen
haushaltsrechtliche Kenntnisse und Fähigkeiten im Rahmen projektbezogener Budgetüberwachung in Relation zum Gesamtbudget einer Institution
ein hohes Maß an Verantwortung – z.B. hinsichtlich der Versicherungswerte von Leihgaben

Quelle: ART – Das Kunstmagazin, März 2023 (Autorin: Tania Beuthien)

VERANSTALTUNGEN

24./25.04.2023
Jahrestagung und Mitgliederversammlung, Braunschweigisches Landesmuseum
Protokoll Mitgliederversammlung
Vortrag Alieda Halbersma: Leitfaden „Klimaschutz und Nachhaltigkeit im Museum“
Vortrag Meike Wenck, Hamburger Kunsthalle: Elf zu Null: Hamburger Museen handeln

03.-05.11.2022 ERC in Straßburg
12. European Congress of Registrars, Strasbourg Convention + Exhibition Centre

Leipzig, 16./17. Mai 2022
Jahrestagung und Mitgliederversammlung, Zeitgeschichtliches Forum Leipzig
Protokoll Mitgliederversammlung
Vortrag Dr. Christopher Garthe, studio klv: Das nachhaltige Museum. Neue Aufgaben für Registrars
Vortrag Patrick C. Kötter, LWL-Rechnungsprüfungsamt: Nachhaltigkeit, Ausschreibung, Vergabe

Virtuelle Mitgliederversammlung, 22.03.2021
Mitgliederversammlung als Webex-Meeting

Mannheim, 24./25. März 2019
Jahrestagung und Mitgliederversammlung, REM und Kunsthalle Mannheim

London, November 2018
11. European Registrars Conference

Potsdam, 11./12. März 2018
Jahrestagung, Museum Barberini, Potsdam

Schwerin, 5./6. März 2017
Jahrestagung und Mitgliederversammlung, Staatliches Museum Schwerin

Wiesbaden, 6./7. März 2016
Jahrestagung und Mitgliederversammlung, Kunstmuseum Wiesbaden

Wien, Juni 2016
10. European Registrars Conference

München, 2015
Jahrestagung und Mitgliederversammlung, Lenbachhaus

Bonn, 24. November 2014
Fortbildung „Einsatz digitaler Technik im Arbeitsalltag von Registrars“
Haus der Geschichte der Bundesrepublik Deutschland, Bonn

Helsinki, Juni 2014
9. European Registrars Conference

Berlin, 23./24. März 2014
Jahrestagung und Mitgliederversammlung
Deutsches Historisches Museum, Berlin

Bonn, 8. April 2013
Arbeitstreffen und Mitgliederversammlung
Haus der Geschichte der Bundesrepublik Deutschland, Bonn

Edinburgh, November 2012
8. European Registrars Conference

Amsterdam, November 2010
7. European Registrars Conference

Hamburg, 2010
Arbeitstreffen und Mitgliederversammlung
Hamburger Kunsthalle

Chicago, 6.-8. November 2009
International Registrars Symposium 3

Nürnberg, 8./9. März 2009
Arbeitstreffen und Mitgliederversammlung

Basel, 10./11. November 2008
6. European Registrars Conference

Dresden, 10. März.2008
Arbeitstreffen und Mitgliederversammlung

Köln, 29. Oktober 2007
Fortbildung „Probleme der Verpackung und des Transports von Kunstwerken“ und „Zollabfertigungen – Ein Buch mit sieben Siegeln?“
Museum Ludwig, Köln

München, 2007
Fortbildung zum Thema Vergaberecht

Frankfurt a.M., 19. März 2007
Arbeitstreffen und Mitgliederversammlung

Madrid, 13./14. November 2006
5. Europäische Registrarkonferenz

Wolfsburg, 15./16. November 2004
4. European Registrars Conference
Kunstmuseum Wolfsburg

New Orleans, 6.-10. Mai 2004
AAM Annual Meeting and Museum Expo™

Berlin, 19. Januar 2004
Arbeitstreffen und Mitgliederversammlung
Jüdisches Museum, Berlin

Rom, 11./12. November 2002
3. European Registrars Conference
Complesso Monumentale del San Michele, Rom

Frankfurt a.M., 2001
Arbeitstreffen