Berufsbild

 

Registrars arbeiten an der Schnittstelle zwischen Kuratoren, Restauratoren, Ausstellungsgestaltern und Verwaltungen in Museen, Sammlungen und Galerien sowie als Freiberufler. Ihr Tätigkeitsfeld ist die eigenverantwortliche Bearbeitung des gesamten Leihverkehrs zwischen Museen, Sammlungen, Archiven, Galerien, Bibliotheken und anderen Institutionen. Registrars handeln als Bindeglied zwischen Leitung und Fachpersonal bei der Koordination aller exponatrelevanter Vorgänge.

Registrars sind verantwortlich für eine fachgerechte, wirtschaftliche und technisch optimale Ausarbeitung und Umsetzung von Maßnahmen und Abläufen/ Vorgängen, die sich auf Betreuung und Pflege der hochwertigen Sammlungen von Kulturinstitutionen beziehen.

Die vielfältigen Aufgaben bedingen eine enge Kooperation mit anderen Abteilungen der jeweiligen Institution wie Kuratoren, Restaurierung, Sammlungsverwaltung, Technik, Buchhaltung, Sicherheit, Verwaltung, Presse und Marketing. Der Registrar ist im Hinblick auf Ausstellungen die Schnittstelle zwischen allen diesen Abteilungen. Er garantiert den vollumfänglichen Informationsfluss und koordiniert Termine mit internen und externen Partnern. Der Registrar korrespondiert und verhandelt mit Leihgebern, Versicherungen und Spediteuren auf nationaler und internationaler Ebene.

 

Tätigkeiten im Einzelnen

Die Aufgaben und Zuständigkeiten eines Registrars können je nach Institution und Arbeitsbereich variieren.

 

Ein- und ausgehender Leihverkehr

  • verantwortliche Führung der gesamten Korrespondenz für eingehende und ausgehende Leihgaben

  • eigenständige Verhandlungsführung, Prüfung, Kontrolle sowie Verhandeln der Konditionen von Leihnahmen und Erstellung der Leihverträge bis zur Unterschriftsreife

  • Festlegung der Konditionen zur Ausleihe eigener Leihgaben an Dritte

  • Mitwirkung bei der für die Entscheidung von Entleihen nötigen konservatorischen Prüfung

  • Mitwirkung bei der Entscheidung zu den Präsentationsbedingungen der Leihgaben

  • Verhandlungen über finanzielle Konditionen sowohl bei Entleihen wie Ausleihen

  • Verhandlungen/ Festlegungen über die Verpackungs- und Transportbedingungen inklusive Kurierbegleitung

  • eigenverantwortliche Erledigung einer Vielzahl von organisatorischen Aufgaben im Falle von Tourneen und Kooperationen, oft auch mit mehreren Leihnehmern in zeitlicher Abfolge – wie Verlängerung der Leihverträge, Klärung der Verpackungs- und Transportfragen, Beachtung der finanziellen Budgetvorgaben etc.

 

Versicherung, Staats- und Landeshaftung

  • eigenverantwortliche Verhandlungen, Entscheidung und Beauftragung des notwendigen Versicherungsschutzes; alternativ die Prüfung möglicher Staats- bzw. Landeshaftungen, dabei verantwortlicher Abgleich der Haftungsbestimmunen und Konditionen

  • Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung von Versicherungswerten
  • Abwicklung von Schadensfällen

 

Facilities Report

  • Prüfung von externen Facilities Reports leihnehmender Institutionen bei Leihgesuchen

  • Erstellung und Aktualisierung des Facilities Reports der eigenen Institution

 

Budget – Kostenkalkulationen, Erstellung und Kontrolle

  • Ermittlung sämtlicher Kosten im Zusammenhang mit Leihgaben, z.B. von Verpackungen, Transporten, Versicherungen und von notwendigen Restaurierungen zur Sicherstellung der Ausleihbarkeit einer Leihgabe

  • fachliche Begleitung der Ausschreibungs- und Vergabeverfahren im Falle von Leihnahmen und der damit verbunden Versicherungs- und Transportkosten sowie sonstiger Kosten

  • Einholung und Auswertung von Kostenvoranschlägen, darauf basierend die Erstellung von Budgets für alle vom Registrar verantworteten Bereiche

  • Kalkulation der Kosten im Zusammenhang mit Umbauten von Ausstellungsräumen und Ausstellungsarchitekturen durch Aufbauteams und deren freie Mitarbeiter sowie für freie Restauratoren und Kuriere und externe Handwerker z.B. bei Installationen

  • Erteilung von Aufträgen bzw. Vergabe an Speditionen und freie Mitarbeiter sowie Kontrolle der Auftragserfüllung

  • Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle
     

Terminkoordination

  • Koordination der Termine und der erforderlichen Arbeiten bei ausgehenden und eingehenden Leihgaben

  • projektbezogenes Personalmanagement freier Mitarbeiter

  • Erstellen von Ablaufplänen für den Auf- und Abbau von Ausstellungen

  • Überwachung und Koordination sämtlicher Abläufe der Auf- und Abbauten
     

Sicherheit und Bewachung

  • Koordination der Sicherheit und der Zugangskontrolle während der Umbauten sowie bei eingehenden und ausgehenden Kunsttransporten in Absprache mit der Fachabteilung bzw. externen Sicherheits- oder Wachfirmen
  • Überwachung besonderer Anforderungen an die Sicherheit einzelner Leihgaben, oft in Zusammenarbeit mit den Museumstechnikern, zur Umsetzung der Vorgaben aus Leihverträgen – wie unterschiedlicher Alarm- und Sicherungssysteme und Videoüberwachungen

  • Kontrolle der Bewachung innerhalb der laufenden Ausstellungen: Position oder Aufgaben der Aufsichten hinsichtlich der Ausstellung und mitunter einzelner Kunstwerke, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen

  • Ausarbeitung von Workflows und Handlungsanweisungen im Falle von Beschädigungen von Leihgaben in Abstimmung mit den Bestimmungen der geschlossenen Leihverträge

 

Sammlungs- und Objektmanagement, Pflege der Sammlungen

  • Führung der Registratur der sammlungsrelevanten Dokumente und Unterlagen zur rechtsrelevanten Dokumentation der Provenienzgeschichte der Sammlungsobjekte
  • Inventarisierung der Sammlungsobjekte nach museologischen und wissenschaftlichen Gesichtspunkten, fotografische Dokumentation, ergänzende Inventarisierung über die reine Formalinventarisierung hinaus

  • Erarbeitung von Schreibanweisungen zur Erfassung von Leihgaben, Berichten und Formularen inklusive Zustandsprotokollen für Restauratoren

  • Organisation von Passepartourierungen/ Rahmungen; Beschaffung von konservatorischen Hilfsmitteln, Verpackungen etc.

  • Planung und Kontrolle der fachgerechten Einlagerung der Sammlungsobjekte unter Beachtung konservatorischer Vorgaben, inklusive Standortvergabe und Monitoring der aktuellen Museumsstandards für die Sammlungsobjekte zusammen mit Restauratoren

  • Erarbeitung und eigenverantwortliche Umsetzung von Depotkonzepten zur Sicherstellung der langfristigen Einlagerung der Sammlungsobjekte einer Institution unter Berücksichtigung aktueller lagertechnischer, klimatechnischer und konservatorischer Entwicklungen

  • eigenverantwortliche Planung, Durchführung und Kontrolle von Umbauten und Umzügen von Sammlungen interner und externer Partner; Koordination und Sicherstellung der Kommunikation mit allen Beteiligten – Kuratoren, Restauratoren, Technik, Sicherheit und Bewachung sowie Speditionen, Zollbehörden, Leihgebern und deren Kurieren

  • eigenverantwortliche Abwicklung für Ankäufe, Schenkungen und Nachlässe einschließlich der Verhandlungsführung und inklusive der Erstellung und Formulierung von Kaufverträgen bis zur Unterschriftsreife

  • Recherche für Forschungsanfragen in den Sammlungsbeständen im Rahmen der Bearbeitung von Anfragen nationaler und internationaler Institutionen sowie für Privatpersonen

  • Recherche und Bearbeitung nationaler und internationaler Fotoanfragen zu Objekten aus den Sammlungsbeständen sowie für Privatpersonen, inklusive Klärung des Copyrights bzw. Festlegung der Copyrightbestimmungen von eigenen Sammlungsobjekten

 

EDV und Datenbanken

  • Einrichtung und Betreuung der Sammlungs-/ Objektdatenbank mit den wichtigsten Angaben zu den inventarisierten Objekten und den Dauerleihgaben (Künstler, Titel, Datierung, Inv.-Nr., Technik, Material, Maße, Leihgeber etc.)
  • Erarbeitung und Weiterentwicklung von Regelwerken für die Erfassung objektspezifischer Daten zur Sicherstellung der Recherchierbarkeit von erfassten Sammlungsobjekten sowie Leihgaben

  • Kontrolle und gegebenenfalls Korrektur der erfassten Daten

  • Erfassung von Leihgaben und allen objektrelevanten Informationen zu Leihgaben; Pflege und Aktualisierung der internen Datenbank mit sämtlichen Informationen zur Sicherstellung des internen Informationsflusses im Zusammenhang mit der sachgebietsübergreifenden Bearbeitung von Leihgaben und den damit verbundenen Leihverträgen und –vorgängen

  • Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von Datenbanksystemen als Fachanwender

 

Qualifikation und Verantwortung

  • abgeschlossenes Hochschuldstudium der Kunstgeschichte oder Geschichte oder Fachhochschulstudium Museologie; sinnvoll ist ein ergänzendes betriebswirtschaftliches oder juristisches Begleitstudium
  • breit gefächerte Kenntnisse in den Fachbereichen (Finanzen/ Recht/ Versicherung/ Logistik/ Restaurierung/ Kunst und Geschichte/ interkulturelle Kompetenz)

  • ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit zur Zusammenführung der oft sehr unterschiedlichen Bereiche der Museumsorganisation

  • Kompetenz zur Planung von hochkomplexen Arbeitsabläufen im Rahmen von Ausstellungsauf- und Abbauten, Optimierung von Arbeitsabläufen oft größerer Arbeitsgruppen (z.B. Ausstellungsdesigner und Architekten/ Wissenschaftler/ Universitätsseminare/ Firmen für die technische Umsetzung/ Rechtsabteilungen)

  • Entwicklung von Strategien und Workflows zur langfristigen Bestandserhaltung der Sammlungen
  • haushaltsrechtliche Kenntnisse und Fähigkeiten im Rahmen projektbezogener Budgetüberwachung in Relation zum Gesamtbudget einer Institution
  • ein hohes Maß an Verantwortung – z.B. hinsichtlich der Versicherungswerte von Leihgaben